Qu’est-ce qu’une facture commerciale conforme aux douanes ?

Une facture commerciale est un document légal qui certifie une vente entre un vendeur et un acheteur. Elle définit les conditions de la vente, le montant exact à payer et les modalités de paiement.

Pour un envoi international, votre facture doit être rédigée en anglais. Utilisez la liste de vérification ci-dessous pour vous assurer que votre facture contient tout ce qui est nécessaire afin de faciliter le dédouanement et d’accélérer le traitement de votre envoi.

Selon plusieurs facteurs (itinéraire d’expédition, typologie de l’article…), il peut vous être demandé de fournir des informations supplémentaires à des fins douanières :

Qui est l'exportateur ?

L’exportateur est la personne ou l’entreprise qui envoie les marchandises. Il s’agit généralement du vendeur (ex. galerie, artiste ou marchand). Notez qu’en tant que transitaire, Convelio ne peut pas agir comme exportateur au nom du vendeur ou de l’expéditeur. Le pays de l’exportateur doit correspondre à la zone douanière du point de départ de l’expédition.

Exemple : vous ne pouvez pas utiliser un exportateur basé au Royaume-Uni pour un envoi au départ de la France (zone douanière de l’UE).

Pourquoi le numéro EORI ou le numéro de TVA est-il important ?

Bien qu’optionnel, inclure le numéro EORI ou TVA de l’exportateur (notamment dans l’UE) aide les autorités douanières à traiter la déclaration plus rapidement. Les numéros EORI commencent par un code pays à 2 lettres et sont obligatoires pour toutes les entreprises effectuant des transactions douanières dans l’UE.

Quelle est la différence entre l'importateur et le destinataire ?

Le destinataire est la personne ou l'entreprise qui reçoit physiquement l'envoi. Par exemple, cela peut être un entrepôt. L'importateur (aussi appelé « importateur officiel » ou « consignataire ») est la personne ou l'entité légalement responsable du dédouanement des marchandises et du paiement des droits ou taxes. L'importateur est essentiellement l'acheteur des marchandises. Dans la plupart des cas, l'importateur et le destinataire sont les mêmes, et leurs pays doivent correspondre.

Qu'est-ce qu'un code SH ?

Le code SH (Système harmonisé) est un numéro standardisé à 6 chiffres utilisé par les douanes pour classer les marchandises et déterminer les droits, restrictions ou licences applicables.

Exemple : les peintures relèvent généralement du code SH 9701.10.

Pourquoi dois-je inclure les matériaux ?

Les détails sur les matériaux (ex. sculpture en bronze, table en chêne) permettent de déterminer le code SH correct et d’indiquer si une documentation spéciale est requise (ex. permis CITES pour l’ivoire ou les bois exotiques).

Si votre article est expédié vers les États-Unis, veuillez noter quelques exigences spécifiques :

• Pour les articles contenant du bois, le type de bois doit être spécifié sur la facture, y compris son nom scientifique, son genre et son espèce.

• Pour les articles contenant du métal, assurez-vous d’inclure la valeur du métal, son poids net, ainsi que le pays de fusion et de coulée.

Puis-je déclarer une valeur symbolique ou nulle ?

Non. Même si l’envoi n’est pas destiné à la vente, la valeur déclarée doit être réaliste et justifiable. Les douanes rejetteront les déclarations symboliques, en tant que « cadeau » ou à 0 €.

Qu’est-ce qui constitue un motif valable d’exportation ?

Exemples : Vente (transaction commerciale), Exposition (non destinée à la vente), Retour au propriétaire, Restauration ou réparation, Exportation temporaire…

Le motif doit être clairement indiqué sur la facture, en particulier pour les exportations non commerciales.

Dois-je lister les frais d'expédition dans ma facture ?

Si les frais de transport sont inclus dans le montant total de la facture, ils doivent apparaître comme une ligne distincte sous les marchandises.

Quand les licences d’exportation sont-elles nécessaires ?

Des licences d’exportation peuvent être requises pour les biens culturels, les antiquités ou les matériaux réglementés, selon la valeur, l’âge de l’article et le pays d’exportation. Si vous savez déjà qu’une licence d’exportation s’applique, il est préférable de le mentionner dès le départ afin que nous puissions planifier en conséquence. Nous le signalerons également si nécessaire une fois les détails de votre expédition examinés.