Convelio se conforme à la législation sur les données à caractère personnel telle que définie par le droit de l’Union européenne par le Règlement général sur la protection des données (EU) 2016/679 (“RGPD”) et au Royaume-Uni par le ‘Data Protection Bill’. Les mesures de protection implémentées sont également conformes à d’autres réglementations telles que le ‘California Consumer Privacy Act’ (“CCPA”).
Pourquoi Convelio collecte et utilise vos données personnelles?
Vos données personnelles sont utilisées dans le cadre de l’exécution du contrat de service que nous avons signé pour vous déléguer l’exécution des prestations de transport.
Nous pouvons également être amenés à utiliser vos informations personnelles lorsque votre contrat de service est en cours de négociation ou de signature. Dans ce contexte, le traitement repose sur l’exécution de mesures précontractuelles.
Nous pourrons être amenés à utiliser vos données personnelles à des fins d’optimisation de nos services afin de comprendre comment vous interagissez avec nos services, comment nous pouvons en améliorer la qualité et de pouvoir offrir à nos clients des services améliorés et personnalisés, et ce dans notre intérêt légitime.
Nous effectuons également des analyses statistiques à partir de vos données, mais uniquement après anonymisation.
Quels types d’information collectons-nous ?
Afin de mettre en oeuvre le contrat de service sur lequel nous nous sommes mis d’accord et vous proposer des prestations de transport à réaliser en notre nom, nous collectons les informations suivantes:
Votre nom ;
Le nom de votre entreprise, le cas échéant ;
Votre adresse email ;
Votre numéro de téléphone ;
Le titre de poste du contact en charge de la relation client ;
Vos informations de paiement ou numéro de compte bancaire ;
Votre adresse postale ;
Votre numéro EORI ;
Votre numéro de TVA ;
La (ou les) conversation(s) téléphonique(s) que nous pourrions avoir ;
Les journaux d’activité sur les plateformes de gestion des transports mises à disposition par Convelio, le cas échéant.
Comment collectons-nous vos informations personnelles?
Les informations que nous collectons sont strictement limitées à celles que vous nous fournissez lors de la mise en œuvre de la relation commerciale.
Comment utilisons-nous vos informations personnelles?
Afin de traiter vos données et de vous fournir des prestations pertinentes à réaliser, nous partageons vos informations avec les destinataires suivants:
L’équipe Convelio et ses affiliés, mais uniquement les personnes dûment autorisées à cet effet
Nos prestataires de transport et de douane, afin de procéder à l’orchestration des différentes étapes de la chaîne logistique
Le client, contact du point de collecte ou du point de livraison si vous devez être en relation avec l’un d’eux
Des sous-traitants fournisseurs de logiciels que nous utilisons pour les finalités suivantes: services d’hébergement de nos applications et données, fournisseurs d’outil de Gestion de la Relation Fournisseur (VRM), applications de suivi de commandes, application d’appels téléphoniques, systèmes de messagerie instantanée interne et messagerie électronique, outils de traitement et d’analyse de données
Lorsqu’un transfert de données en dehors de l’Espace économique européen est nécessaire, il repose sur l’un des mécanismes suivants:
Des clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne. Ces dernières régulent les transferts de données personnelles en dehors de l’Union européenne entre les différentes entités du groupe Convelio (afin de vous fournir des services et réponses les plus rapides possibles, nous favorisons la centralisation de l’information)
Des transferts de données sont nécessaires dans le cas d’une commande où le prestataire de services précédent ou suivant dans la chaîne logistique est basé en dehors de l’Union européenne ou du Royaume-Uni : dans ce contexte, des garanties strictes sont requises et validées contractuellement avec l’ensemble de nos prestataires de transport
Des clauses contractuelles types sont signées avec les sous-traitants fournisseurs de logiciels qui peuvent être amenés à localiser les serveurs de stockage des données ou les activités de maintenance aux Etats-Unis ou dans d’autres pays en dehors de l’Union européenne.
Convelio a pris toutes les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité des données personnelles conforme aux prérequis imposés par droit de l’Union européenne et la réglementation applicable.
Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?
Conformément à la réglementation et législation applicables :
Nous devons conserver les informations et documents relatifs au transport pendant 5 ans après la livraison de la commande.
Nous conservons les informations personnelles vous concernant pendant 3 ans à l’issue de la relation commerciale, soit notre dernier contact
Les conversations téléphoniques, si elles existent, sont supprimées au plus tard 2 mois après l’enregistrement.
Les journaux d’activité sur les plateformes de gestion des transports que nous vous mettons à disposition, s’ils existent, sont supprimés 6 mois après la collecte
Les documents justificatifs, tels que les factures commerciales, les preuves de collecte et de livraison ou les documents comptables sont conservés pendant 10 ans.
Quels sont vos droits sur vos données personnelles?
Identité et informations de contact du responsable de traitement de vos données personnelles:
Convelio est le responsable de traitement et vous pouvez solliciter toute demande d’informations complémentaires en écrivant par email à data-privacy@convelio.com ou par voie postale à CONVELIO - WeWork 198 Avenue de France, 75013, Paris, France.
Droits de la personne concernée (dans les limites de la réglementation et législation applicables) :
Droit d’être informé: nous souhaitons vous donner accès à toutes les informations nécessaires concernant vos données personnelles et l’utilisation qui en est faite chez Convelio. Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à solliciter nos équipes.
Droit d’accès: vous pouvez demander une copie des données personnelles que nous stockons à votre sujet à n’importe quel moment.
Droit de rectification: si vous vous rendez compte que certaines des informations que nous détenons à votre sujet sont incorrectes ou incomplètes, n’hésitez pas à nous en faire part et nous les corrigerons immédiatement.
Droit à l’oubli: vous pouvez nous demander de supprimer vos données personnelles de nos bases à n'importe quel moment, sauf si ces données doivent être conservées par obligation légale (factures, preuves de transport, etc.)
Droit à la portabilité: vous pouvez nous demander vos données personnelles, dans l’intention de les partager facilement avec d’autres fournisseurs.
Droit à la limitation des traitements de données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.
Pour exercer l’un des droits mentionnés ci-dessus, vous pouvez nous envoyer une demande par email à data-privacy@convelio.com ou par voie postale, à l’adresse CONVELIO - WeWork 198 Avenue de France, 75013, Paris, France. Selon les cas, et afin de nous assurer que vous êtes bien à l’origine de la demande, nous pourrons être amenés à vous demander une preuve d’identité.
Vous pouvez également déposer une plainte auprès des autorités de contrôle compétentes pour tout abus que vous souhaiteriez leur signaler.
Pour toute demande ou question supplémentaire, vous pouvez consulter notre politique de confidentialité à l’adresse suivante : www.convelio.com/privacy ou contacter notre équipe en charge de la protection des données à data-privacy@convelio.com