Convelio se conforme à la législation sur les données à caractère personnel telle que définie par le droit de l’Union européenne par le Règlement général sur la protection des données (EU) 2016/679 (“RGPD”) et au Royaume-Uni par le ‘Data Protection Bill’. Les mesures de protection implémentées sont également conformes à d’autres réglementations telles que le ‘California Consumer Privacy Act’ (“CCPA”).
Pourquoi Convelio collecte et utilise vos données personnelles?
Vos données personnelles sont utilisées dans le cadre de l’exécution du contrat d’achat que vous avez conclu en finalisant votre transaction auprès de notre partenaire: une partie de ce contrat comprend le transport de votre marchandise, transport pour lequel Convelio opère en qualité de commissionnaire de transport.
Quels types d’information collectons-nous?
Afin de vous fournir les services de transport, nous collectons les informations suivantes:
Votre nom ;
Le nom de votre entreprise, le cas échéant ;
Votre adresse email ;
Votre numéro de téléphone ;
Le titre de poste du contact en charge de la commande ;
Vos informations de paiement ou numéro de compte bancaire, le cas échéant;
Votre numéro de carte de crédit, le cas échéant ;
Une copie de votre pièce d’identité (pour les personnes physiques importatrices de biens basées dans les pays le requérant, conformément à la législation locale) ;
Votre adresse postale ;
La nature et description des biens transportés ;
Le code d’accès de votre immeuble, le cas échéant ;
Votre numéro de maison, le cas échéant ;
Votre numéro d’appartement, le cas échéant ;
La (ou les) conversation(s) téléphonique(s) que nous pourrions avoir ;
Si la commande est passée au nom d’une entreprise, le numéro EORI ;
Si la commande est passée au nom d’une entreprise, le numéro de TVA ;
Votre numéro de référence client.
Comment collectons-nous vos informations personnelles?
Vos données personnelles nous ont été transmises par le partenaire avec lequel vous avez contracté pour acheter les biens, afin que nous puissions mettre en œuvre les services de transport que vous avez choisis.
Comment utilisons-nous vos informations personnelles?
Afin de traiter vos commandes et de vous fournir des informations sur nos offres et des services pertinents, nous partageons vos informations avec les destinataires suivants:
L’équipe Convelio et ses affiliés, mais uniquement les personnes dûment autorisées à cet effet
Nos prestataires de transport afin de procéder au transport de vos biens
Des sous-traitants fournisseurs de logiciels que nous utilisons pour les finalités suivantes: services d’hébergement de nos applications et données, fournisseurs d’outils de Gestion de la Relation Client (CRM), applications de suivi de commandes et de gestion des douanes, outils de gestion du paiement des commandes, application d’appels téléphoniques, systèmes de messagerie instantanée interne et messagerie électronique, outils de traitement et d’analyse de données
Lorsqu’un transfert de données en dehors de l’Espace économique européen est nécessaire, il repose sur l’un des mécanismes suivants:
Des clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne. Ces dernières régulent les transferts de données personnelles en dehors de l’Union européenne entre les différentes entités du groupe Convelio (afin de vous fournir des services et réponses les plus rapides possibles, nous favorisons la centralisation de l’information)
Des transferts de données sont nécessaires dans le cas d’une commande incluant une adresse de collecte ou de livraison en dehors de l’Union européenne ou du Royaume-Uni : dans ce contexte, des garanties strictes sont requises et validées contractuellement avec l’ensemble de nos prestataires de transport
Des clauses contractuelles types sont signées avec les sous-traitants fournisseurs de logiciels qui peuvent être amenés à localiser les serveurs de stockage des données ou les activités de maintenance aux Etats-Unis ou dans d’autres pays en dehors de l’Union européenne.
Convelio a pris toutes les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité des données personnelles conforme aux prérequis imposés par droit de l’Union européenne et la réglementation applicable.
Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?
Conformément à la réglementation et législation applicables :
Nous devons conserver les informations et documents relatifs au transport pendant 5 ans après la livraison de la commande.
Les conversations téléphoniques, si elles existent, sont supprimées au plus tard 2 mois après l’enregistrement.
Les documents justificatifs, tels que les factures commerciales, les confirmations de collecte et de livraison ou les documents comptables sont conservés pendant 10 ans.
Quels sont vos droits sur vos données personnelles?
Identité et informations de contact du responsable de traitement de vos données personnelles:
Convelio est responsable de traitement et vous pouvez solliciter toute demande d’informations complémentaires en écrivant par email à data-privacy@convelio.com ou par voie postale à CONVELIO - WeWork 198 Avenue de France, 75013, Paris, France.
Le partenaire qui a passé la commande en votre nom et a sollicité de notre part la livraison des biens peut également être considéré comme responsable de traitement. Nous vous invitons à contacter directement notre partenaire si vous avez des questions sur la manière dont ils utilisent vos données personnelles.
Droits de la personne concernée (dans les limites de la réglementation et législation applicables) :
Droit d’être informé: nous souhaitons vous donner accès à toutes les informations nécessaires concernant vos données personnelles et l’utilisation qui en est faite chez Convelio. Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à solliciter nos équipes.
Droit d’accès: vous pouvez demander une copie des données personnelles que nous stockons à votre sujet à n’importe quel moment.
Droit de rectification: si vous vous rendez compte que certaines des informations que nous détenons à votre sujet sont incorrectes ou incomplètes, n’hésitez pas à nous en faire part et nous les corrigerons immédiatement.
Droit à l’oubli: vous pouvez nous demander de supprimer vos données personnelles de nos bases à n'importe quel moment, sauf si ces données doivent être conservées par obligation légale (factures, preuves de transport, etc.)
Droit à la portabilité: vous pouvez nous demander vos données personnelles, dans l’intention de les partager facilement avec d’autres fournisseurs.
Droit d’opposition: vous pouvez refuser que nous utilisions vos données à des fins de marketing et de prospection commerciale. Dans ce cas, nous garderons vos informations en base mais elles ne seront plus utilisées pour vous contacter à des fins commerciales. Toutefois, nous pourrons être amenés à devoir conserver vos données personnelles afin de gérer et finaliser les commandes dans lesquelles vous êtes impliqués. Le droit d’opposition à la prospection commerciale par email peut être exercé directement en utilisant le lien de désinscription en bas de nos emails.
Droit à la limitation des traitements de données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.
Pour exercer l’un des droits mentionnés ci-dessus, vous pouvez nous envoyer une demande par email à data-privacy@convelio.com ou par voie postale, à l’adresse CONVELIO - WeWork 198 Avenue de France, 75013, Paris, France. Selon les cas, et afin de nous assurer que vous êtes bien à l’origine de la demande, nous pourrons être amenés à vous demander une preuve d’identité.
Vous pouvez également déposer une plainte auprès des autorités de contrôle compétentes pour tout abus que vous souhaiteriez leur signaler.
Pour toute demande ou question supplémentaire, vous pouvez consulter notre politique de confidentialité à l’adresse suivante : www.convelio.com/privacy ou contacter notre équipe en charge de la protection des données à data-privacy@convelio.com